نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر دانشجو، کارجو، کارمند یا فردی که در محیط‌های بین‌المللی فعالیت می‌کند باید به آن مسلط باشد. در دنیایی که ارتباطات حرفه‌ای بیشتر از همیشه دیجیتالی شده‌اند، یک ایمیل رسمی می‌تواند مسیر یک همکاری، پذیرش دانشگاه، استخدام یا evenْ حل یک درخواست اداری را مشخص کند. بسیاری از افراد تصور می‌کنند ایمیل‌نویسی فقط چند جمله کوتاه است، اما حقیقت این است که ساختار، لحن و انتخاب واژگان، تفاوت بین یک پیام معمولی و یک پیام تاثیرگذار را رقم می‌زند. اگر ایمیل شما ساختار حرفه‌ای نداشته باشد، احتمال نادیده‌گرفته‌شدن یا دریافت پاسخ دیرهنگام بسیار زیاد است. در این مقاله یک چارچوب تخصصی، قابل‌استفاده و استاندارد را یاد می‌گیرید که به شما کمک می‌کند هر ایمیل رسمی را با دقت، اعتمادبه‌نفس و اثربخشی بالا بنویسید. هدف ما این است که پس از خواندن این راهنما، بتوانید ایمیلی بنویسید که دقیق، شفاف و کاملاً حرفه‌ای به نظر برسد.

ایمیل رسمی انگلیسی چیست و چه زمانی استفاده می‌شود؟

ایمیل رسمی (Formal Email) به ایمیلی گفته می‌شود که:

• گیرنده آن فردی آشنا نیست

• جایگاه حرفه‌ای، دانشگاهی یا سازمانی دارد

• موضوع آن کاری، اداری، دانشگاهی، استخدامی یا رسمی است

• نیاز به رعایت لحن مودب، شفاف و دقیق دارد

نمونه کاربردهای ایمیل رسمی:

• مکاتبه با استاد

• مکاتبه با دانشگاه یا دپارتمان پذیرش

• ارسال رزومه یا درخواست شغلی

• پیگیری یک درخواست

• هماهنگی جلسه

• شکایت رسمی

• درخواست اطلاعات

• ارتباط با شرکت‌ها، پشتیبانی یا سازمان‌ها

اگر لحن ایمیل حرفه‌ای و ساختارمند نباشد، گیرنده احتمالاً:

• ایمیل شما را نادیده می‌گیرد

• آن را به عنوان ایمیل غیرحرفه‌ای قضاوت می‌کند

• دیر پاسخ می‌دهد یا اصلاً پاسخ نمی‌دهد

پس یادگیری ساختار استاندارد، ضروری است.

ساختار استاندارد ایمیل رسمی انگلیسی (S.O.C.B Framework)

در حرفه‌ای‌ترین مدل بین‌المللی، ایمیل رسمی از 6 بخش تشکیل می‌شود:

1. S — Subject (موضوع ایمیل)
2. O — Opening Line (جمله آغازین مودبانه)
3. C — Context & Purpose (معرفی کوتاه + هدف ایمیل)
4. B — Body Details (توضیحات اصلی و جزئیات)
5. CTA — Call to Action (درخواست یا اقدام مورد انتظار)
6. Closing — پایان‌بندی و امضا

1- Subject Line — مهم‌ترین بخش ایمیل:

Subject Line اولین نقطه برخورد گیرنده با ایمیل است و تصمیم او برای باز کردن یا نادیده‌گرفتن پیام، به همین یک جمله بستگی دارد. یک موضوع حرفه‌ای باید کوتاه، واضح و حاوی کلیدواژه اصلی پیام باشد تا انتظارات گیرنده را مشخص کند. Subject مناسب باید بین ۴ تا ۸ کلمه باشد و از جملات مبهم، هیجانی یا طولانی اجتناب شود. استفاده از کلمات عملی مثل Request, Update, Confirmation توجه مخاطب را افزایش می‌دهد. در نهایت، یک Subject اصولی باعث افزایش نرخ باز شدن ایمیل و برداشت حرفه‌ای از فرستنده می‌شود.

2- Opening Line — جمله آغازین مودبانه:

این جمله کوتاه نشان‌دهنده سطح ادب، لحن حرفه‌ای و احترام شما نسبت به گیرنده است. Opening Line معمولاً شامل احوالپرسی مختصر و یک جمله محترمانه برای شروع تعامل است، بدون اینکه وارد جزئیات محتوایی شود. این بخش از ایمیل رسمی به انگلیسی، فضای رسمی و مثبت ایجاد کرده و خواننده را برای ادامه پیام آماده می‌کند. استانداردترین گزینه‌ها شامل عباراتی مانند: I hope this email finds you well هستند که در محیط‌های کاری و آکادمیک قابل قبول‌اند. هدف این بخش ایجاد یک شروع نرم، محترمانه و حرفه‌ای پیش از ورود به موضوع اصلی است.

3- Context & Purpose — معرفی کوتاه + هدف ایمیل:

در این بخش شما باید در یک یا دو خط خود را معرفی کرده و دلیل دقیق نگارش ایمیل را بیان کنید. Context به گیرنده کمک می‌کند بداند شما چه کسی هستید، چه نقشی دارید و چرا این پیام را ارسال کرده‌اید. Purpose باید کاملاً شفاف، مستقیم و قابل فهم باشد تا ذهن مخاطب را درگیر نکند. این قسمت نباید طولانی باشد؛ زیرا طولانی‌ نویسی در ابتدای ایمیل باعث کاهش توجه و آسیب به برداشت حرفه‌ای می‌شود. هدف، ساختن یک مسیر روشن است که نشان دهد ایمیل برای چه هدفی ارسال شده است و گیرنده باید چه انتظاری داشته باشد.

سه قانون طلایی این بخش:

1. معرفی خود در یک جمله

2. بیان واضح هدف ایمیل در همان خط اول

3. ایجاد شفافیت کامل برای گیرنده

فرمول طلایی:

My name is [Name], and I am writing to [purpose]

مثال:

My name is Sara Moradi, and I am writing to request your guidance regarding my thesis topic

4- Body — توضیحات اصلی:

بدنه ایمیل رسمی انگلیسی بخش تحلیلی و توضیحی پیام است و معمولاً به صورت ۱ تا ۳ پاراگراف کوتاه نوشته می‌شود. در این قسمت باید اطلاعات مکمل، داده‌ها، توضیحات ضروری، یا شرح وضعیت را به ترتیب منطقی ارائه دهید. جملات باید کوتاه، دقیق و بدون حاشیه باشند تا خواننده سریعاً پیام را درک کند. استفاده از بولت‌پوینت یا شماره‌گذاری برای ارائه چند نکته، خوانایی را افزایش می‌دهد. این بخش باید آن‌قدر واضح باشد که گیرنده بدون نیاز به ایمیل‌های رفت و برگشتی، اصل ماجرا را کاملاً متوجه شود.

مثال‌های عباراتی که بدنه را حرفه‌ای می‌کنند:

• …As discussed previously

• …Please find the attached file

• …Here are the details you requested

• …I would like to provide further information regarding

5- Call to Action — اقدام مورد انتظار:

CTA بخش کلیدی ایمیل است که مشخص می‌کند گیرنده دقیقاً باید چه کاری انجام دهد. این اقدام می‌تواند شامل پاسخ‌دادن، تأیید زمان، ارسال یک فایل، بررسی یک مورد یا انجام یک تصمیم باشد. CTA باید مودبانه، شفاف و با فعل‌های مشخص مثل Please confirm, Kindly review, Could you please send نوشته شود. یک CTA قدرتمند از سوءبرداشت جلوگیری کرده و سرعت تعامل را بالا می‌برد. این قسمت باید در انتهای بدنه قرار بگیرد تا پیام شما از نظر منطقی به سمت اقدام هدفمند هدایت شود.

6- Closing & Signature — پایان‌بندی:

پایان‌بندی حرفه‌ای نشان می‌دهد که شما ارتباط را با احترام و انسجام تمام می‌کنید. Closing معمولاً یک جمله تشکر یا جمع‌بندی کوتاه است که فضای مثبت و رسمی ایمیل را حفظ می‌کند. پس از آن باید از یک عبارت استاندارد مثل Best regards یا Sincerely استفاده شود که لحن را رسمی نگه می‌دارد. Signature نیز شامل نام کامل، نقش یا سمت، اطلاعات تماس، لینک وب‌سایت، شماره دانشجویی یا موارد مشابه است. این بخش اعتماد ایجاد کرده و امکان پاسخ‌دهی سریع و صحیح گیرنده را فراهم می‌کند.

یک مورد نمونه امضا:

Sara Moradi
Graduate Student – Computer Engineering
University of Tehran
Email: s.moradi@example.com
Phone: +98 912 000 0000

بهترین عبارات آماده برای ایمیل رسمی به انگلیسی

در ادامه، حرفه‌ای‌ترین و کاربردی‌ترین عبارات، دسته‌بندی‌شده آورده شده‌اند.

عبارات آغاز ایمیل (Formal Greetings):

Dear Mr. Johnson

آقای جانسون عزیز،

Dear Ms. Carter

خانم کارتر عزیز،

Dear Admissions Committee

کمیته محترم پذیرش،

Dear Sir/Madam

خانم/آقای محترم،

To Whom It May Concern

به اطلاع شخص/واحد مربوطه،

عبارات بیان هدف ایمیل (Purpose Statements):

…I am writing to request

این ایمیل را جهت درخواست … خدمت شما ارسال می‌کنم.

…I am writing in regard to

این ایمیل را در رابطه با … می‌نویسم.

…I would like to inquire about

مایلم دربارهٔ … پرس‌وجو کنم.

…I am contacting you to follow up on

برای پیگیری موضوع … با شما در ارتباط هستم.

عبارات درخواست اطلاعات (Requesting Information):

?…Could you please provide me with

آیا ممکن است … را در اختیار من قرار دهید؟

…I would appreciate it if you could send me

سپاس‌گزار می‌شوم اگر بتوانید … را برای من ارسال کنید.

?…May I ask whether

?…ممکن است بپرسم که آیا

عبارات پیگیری (Follow-Up Expressions):

I am following up on my previous email

در پی ایمیل قبلی خود پیگیری می‌کنم.

…I wanted to check whether you had a chance to review

می‌خواستم بپرسم آیا فرصتی برای بررسی … داشتید؟

I look forward to your response

مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.

عبارات پایان‌بندی ایمیل (Closing Statements):

Thank you for your cooperation

از همکاری شما سپاس‌گزارم.

I appreciate your time and attention

از وقت و توجه شما قدردانی می‌کنم.

Please feel free to contact me if you need further information

در صورت نیاز به اطلاعات بیشتر، لطفاً بدون تردید با من تماس بگیرید.

اشتباهات رایج در ایمیل رسمی انگلیسی

الگوی آماده از یک ایمیل انگلیسی (Template)

Subject: [Your Subject Here]

Dear [Title + Last Name],

I hope this email finds you well.
My name is [Your Name], and I am writing to [Purpose].

[Main Details – 2–3 lines]

[Optional follow-up information]

Could you please [Your Request]?
I would appreciate your assistance.

Best regards,
[Full Name]
[Position / Degree]
[University / Company]
[Email]
[Phone]

12 نمونه ایمیل رسمی آماده استفاده

در مقاله کامل، ۱۲ ایمیل حرفه‌ای نوشته خواهد شد برای:

1. درخواست راهنمایی از استاد
2. درخواست توصیه‌نامه
3. درخواست اپلای
4. ارسال رزومه
5. پیگیری ایمیل
6. شکایت محترمانه
7. هماهنگی جلسه
8. درخواست اطلاعات دوره
9. یادآوری مودبانه
10. درخواست تمدید ددلاین
11. ایمیل تشکر
12. ایمیل ارسال مدارک

1- ایمیل رسمی برای درخواست راهنمایی از استاد (Thesis Guidance):

Subject: Request for Guidance on Thesis Topic

Dear Professor Williams,

I hope this email finds you well.
My name is Sara Moradi, a graduate student in the Department of Psychology. I am writing to kindly request your guidance regarding my thesis topic.

I have selected an initial direction related to cognitive processing in multilingual learners, but I believe your expertise could help me refine the topic more effectively. I would greatly appreciate the opportunity to discuss this with you.

Could you please let me know if you are available for a short meeting next week?
Thank you very much for your time and support.

Best regards,
Sara Moradi
Graduate Student – Psychology
University of Tehran
s.moradi@example.com

2- ایمیل درخواست توصیه‌ نامه (Recommendation Letter):

Subject: Request for Recommendation Letter

Dear Dr. Anderson,

I hope you are doing well.
My name is Ahmad Imani, and I had the pleasure of taking your “Advanced Academic Writing” course last semester. I am applying for the Master’s program in Linguistics and was hoping you could provide me with a recommendation letter.

I have attached my resume, transcripts, and statement of purpose for your review. The application deadline is February 12, and the submission portal allows direct upload by the recommender.

Please let me know if you need any additional information.
I truly appreciate your help.

Kind regards,
Ahmad Imani
B.A. English Language & Literature
ahmadimani@example.com

3- ایمیل درخواست همکاری / ارسال رزومه (Job Application):

Subject: Application for Content Specialist Position

Dear Hiring Manager,

I hope this email finds you well.
I am writing to express my strong interest in the Content Specialist position advertised on your website.

With over three years of experience in SEO content writing and digital storytelling, I believe my skills align well with the needs of your team. Please find my resume and portfolio attached.

I would appreciate the opportunity to discuss how I can contribute to your organization.

Best regards,
Leila Khadem
Content Writer & SEO Specialist
leila.khadem@example.com

4- ایمیل پیگیری پس از ارسال رزومه (Follow-Up Email):

Subject: Follow-Up on Job Application

Dear Ms. Carter,

I hope you are doing well.
I am following up regarding my application for the Marketing Coordinator position submitted on January 5th.

I wanted to kindly check whether there are any updates on the review process.
If you require further information or documentation, please feel free to let me know.

Thank you for your time and consideration.

Sincerely,
Mina Farrokh
mina.farrokh@example.com

5- ایمیل رسمی درخواست تمدید ددلاین (Deadline Extension):

Subject: Request for Deadline Extension

Dear Professor Collins,

I hope this message finds you well.
I am writing to request a short extension for the final project deadline due to unexpected personal circumstances.

I fully understand the importance of deadlines and assure you that I am working diligently on the assignment. I would greatly appreciate an extension until Tuesday, January 23rd, if possible.

Thank you very much for your understanding.

Kind regards,
Reza Mohammadi

6- ایمیل شکایت بسیار محترمانه (Formal Complaint Email):

Subject: Formal Complaint Regarding Service Delay

Dear Customer Support Team,

I hope you are doing well.
I am writing to report a delay in receiving my order (#54627), which was expected to arrive on January 8th.

I would appreciate it if you could investigate the issue and provide an update on the current status of the shipment.

Thank you in advance for your assistance.

Regards,
Nazanin Shariati
nazanin@example.com

7- ایمیل هماهنگی جلسه (Meeting Arrangement):

Subject: Meeting Request – Marketing Project

Dear Mr. Thompson,

I hope this email finds you well.
I am writing to schedule a meeting to discuss the upcoming marketing strategy for Q2.

I am available on Wednesday and Thursday between 10 AM – 3 PM.
Please let me know which time works best for you.

Looking forward to your response.

Best regards,
Sahar Jafari
Marketing Director

8- ایمیل تأیید جلسه (Meeting Confirmation):

Subject: Confirmation of Thursday Meeting

Dear Ms. Lewis,

I hope you are doing well.
This is to confirm our meeting scheduled for Thursday at 11:00 AM in the main conference room.

Please let me know if you need any documents beforehand.

Kind regards,
Hamed Rostami

9- ایمیل ارسال مدارک / فایل پیوست (Sending Documents):

Subject: Submission of Required Documents

Dear Admissions Office,

I hope you’re doing well.
Please find attached the required documents for the application process, including my transcripts, CV, and English proficiency certificate.

Let me know if any additional documents are needed.

Thank you for your attention.

Sincerely,
Maryam Aslani

10- ایمیل درخواست اطلاعات (Request for Information):

Subject: Inquiry About Course Requirements

Dear Admissions Team,

I hope this message finds you well.
I am writing to inquire about the English language requirements for the Master’s program in Education.

Could you please clarify whether you accept Duolingo results, and if so, what the minimum acceptable score is?

Thank you in advance for your help.

Best regards,
Elina Rahmani

11- ایمیل تشکر رسمی (Formal Thank-You Email):

Subject: Thank You for the Meeting

Dear Dr. Peterson,

I hope you are doing well.
Thank you very much for taking the time to meet with me today. Your guidance regarding research opportunities was incredibly helpful.

Please let me know if I can provide any additional information.

Warm regards,
Farhad Hosseini

12- ایمیل رسمی ارسال گزارش کار (Work Report Submission):

Subject: Submission of Weekly Report

Dear Mr. Richards,

I hope this email finds you well.
Attached you will find the weekly progress report for the marketing campaign. The report includes performance metrics, completed tasks, and next week’s goals.

Please let me know if you need any additional details.

Best regards,
Mona Kaveh

جمع‌بندی

در نهایت، نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی مهارتی استراتژیک و ضروری در دنیای تحصیلی، کاری و بین‌المللی امروز است. با رعایت ساختار استاندارد، لحن حرفه‌ای و استفاده از عبارات دقیق، می‌توانید پیام خود را واضح، محترمانه و اثرگذار منتقل کنید. یک ایمیل درست‌نوشته‌شده می‌تواند مسیر یک فرصت تحصیلی، یک مصاحبه شغلی، یک همکاری جدید یا حتی یک حل‌وفصل اداری را هموار کند. فراموش نکنید که هدف اصلی ایمیل رسمی، انتقال شفاف اطلاعات با کمترین ابهام و بیشترین احترام است. با تمرین مداوم و دنبال‌کردن چارچوب این مقاله، شما به‌راحتی می‌توانید ایمیل‌هایی بنویسید که حرفه‌ای، قابل‌اعتماد و تأثیرگذار باشند.